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회의록

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회의록이란

각 기관 및 기업의 경영투명성을 제고하기 위해 주주총회, 재건축.재개발 조합총회, 이사회, 회의, 각종 세미나, 강연회 등의 회의내용을 문서화 시킨 것을 말합니다.
본 사무소에서는 재건축, 재개발 총회회의록, 이사회 회의록, 위원회 회의록, 주주총회 회의록, 세미나, 기타 회의록, 속기록 작성의 수 많은 경험을 가지고 있습니다.

회의록의 필요성

재정경제부는 2000년 1월 25일 720여개의 상장사에 대해 기업의 효율성과 투명성을 높이기 위해 [기업구조모범규준]을 정하고 기업들이 모범규준 준수 여부를 의무적으로 공시토록 할 방침이라고 발표했습니다.
그 내용은 주주, 이사회, 감사기구, 이해관계자, 시장에 의한 경영감시 등을 담고 있으며, 그 중에 기업은 사외이사가 기업의 경영실태를 정확히 파악할 수 있도록 직무 수행에 필요한 정보를 적시에 제공토록 하며, 아울러 이사회 개최시마다 회의록을 작성하고 이 때 논의하여 결의된 내용을 상세히 녹취토록 하고, 이 같은 내용을 공시하지 않을 경우 공시로 인한 손해배상 책임을 져야 한다고 했습니다.
기업 경영상 중요한 의사결정 내용을 투자자들이 자세히 알 수 있도록 앞으로 기업이 이사회를 열면 반드시 대화 내용을 녹취해야 합니다.
왜냐하면 이전에 상법상 명문화하기는 했지만 기업을 사실상 지배하는 관련 이사에 대해 부실 책임 등을 추궁할 근거로 남기기 위해서입니다.
이사회는 분기에 1회 이상 개최하며, 이사에 대한 적정한 책임 추궁을 위해 토의 결의 내용과 이사 개인별 발언, 찬반에 관한 상세하고 정확한 회의록 작성이나 회의 내용 녹취를 의무화 했습니다.
또한 재건축, 재개발 지역에서 회의를 통해 이루어지는 모든 조합원들과 시행자간의 회의 내용을 녹취하여 회의록을 작성함으로써 투명성과 공정성을 높일 수 있습니다.

회의록을 작성하고 공개하면

  • ① 단체의 운영이 투명해집니다.
  • ② 소속원과 투자자들에게 신뢰를 줄 수 있습니다.
  • ③ 의견의 옥석을 가릴 수 있습니다.
  • ④ 책임소재를 분명히 할 수 있습니다.
  • ⑤ 불필요한 시행착오를 줄일 수 있습니다.

회의록 작성절차

  • 1. 회의 현장에 참석하시길 원하시면 회의 전 최소 1주일 전에는 연락을 해주시면 감사하겠습니다. (현장 속기시 출장료가 있습니다.)
  • 2. 회의에 속기사가 직접 참석하여 작성하거나 회의의 내용을 기록한 영상이나 음성을 녹음한 녹음 파일을 제공받아 이것을 토대로 작성하게 됩니다.
  • 3. 최초 완성된 초본을 토대로 해서 회사와 회의록 작성 형식을 어떻게 할 것인지 등에 대해 논의를 하고 잘못된 내용을 수정하여 회의록을 완성한다.
    특별한 회의록 양식이 없는 경우 속기사가 일반적으로 작성되는 양식에 따라 작성합니다.
  • 4. 속기사는 회의록 작성 후 회의록이 녹음 내용과 일치함을 증명하고, 타인에 의한 내용의 변경을 막기 위해 매 장마다 속기사나 사무실 직인으로 간인을 하게 됩니다.
  • 5. 문서파일로만 원하실 경우 이메일로 작성한 문서파일을 보내드리며, 제본을 원하실 경우 회의록 작성 완료후 사무소 직인과 속기사의 도장으로 공증한 회의록 3부, 녹음 CD 1장이 제공됩니다.
  • 6. 완성된 회의록은 익일특급 등기우편으로 보내드리거나 사무소로 방문하여 찾아가실 수 있습니다. 급하신 경우엔 퀵서비스로 발송이 가능합니다.(퀵의 경우는 퀵비를 의뢰자께서 지급하셔야 합니다.)